Código de Conducta de EAISA

Antecedentes

En EAISA buscamos continuamente ser competitivos para contribuir al éxito de nuestros socios y clientes. Estamos conscientes que alcanzar los objetivos trazados no es el fin sino el principio para mejorar continuamente. Nuestro éxito lo basamos en los tres pilares de EAISA, Compromiso, Responsabilidad y Respeto.

Estos pilares describen el comportamiento que esperamos de nuestros empleados y del resto de los grupos de interés.

Nuestros clientes, proveedores, empleados y las autoridades, tienen el derecho que nuestro negocio sea manejado con integridad, para que nuestros empleados puedan sentirse orgullosos de lo que han conseguido y de cómo lo han conseguido.

Intolerancia a actos fuera de este código pues queremos que EAISA sea una compañía donde sus empleados estén orgullosos de trabajar, y que sea admirada por los demás.

El Código de Conducta de EAISA apoya los tres ejes base que guían las relaciones con nuestros clientes, proveedores, bancos y la comunidad en los que trabajamos y, no menos importante, entre nosotros mismos. Explica, por ejemplo, cómo gestionar los posibles conflictos de intereses y cómo denunciar las sospechas de no cumplimiento de las normas.

El Código de Conducta es nuestra guía para asegurar que EAISA busca a los mejores talentos dentro de nuestro alcance. Los cimientos plasmados en nuestros sistemas y políticas y procedimientos son base fundamental para el éxito a largo plazo.

Compromiso

Mostramos compromiso cuando ayudamos a nuestros clientes a tener éxito

El éxito de nuestros clientes es clave para el éxito de EAISA. Los clientes buscan en EAISA innovación, fiabilidad e integridad. Las normas de comportamiento que se requieren en las relaciones con nuestros clientes, están pensadas para asegurar que siempre actuamos conforme a esos valores y que evitamos errores que puedan dañar nuestra reputación.

Nuestro compromiso es la calidad

Nuestro objetivo siempre será ayudar a nuestros clientes a obtener ventajas competitivas al añadir valor mediante el cumplimiento de las especificaciones establecidas por el cliente y aportando ideas para mejorar lo requerido.

Ganamos confianza siendo honestos

La confianza se gana con la transparencia y la honestidad. Para tener éxito de forma continua, tenemos que conseguir la confianza de nuestros clientes mediante la integridad de nuestras palabras y nuestras acciones. Comprometemos solo lo que podemos cumplir, y nos esforzamos para asegurar que los clientes y compañeros confíen en que mantenemos nuestra palabra.

Competimos honestamente con otros proveedores del mismo tipo de servicio. Creemos en el sistema de empresa libre y competitiva, porque es lo que garantiza que el trabajo bien hecho y la innovación sean recompensados. Como empleado de EAISA se espera de usted lo siguiente:

1.- Que asista únicamente a reuniones sectoriales o de asociaciones profesionales convocadas con fines adecuados, ya sean estos comerciales, científicos o profesionales.

2.- Que comente con sus superiores o con el departamento legal de EAISA cualquier punto dudoso de la agenda, antes de asistir a la reunión.

3.- Que abandone la reunión e informe inmediatamente a sus superiores o al departamento legal de EAISA, si observa cualquier actividad en una reunión de una asociación profesional que le parezca ilegal o sospechosa de serlo.

Nos negamos a hacer pagos indebidos

La reputación de EAISA como empresa íntegra y honesta no puede ponerse en peligro ofreciendo pagos indebidos, al tratar con funcionarios públicos o con cualquier empleado del sector privado, los empleados de EAISA no deben ofrecer, prometer o dar ningún pago ni ninguna ventaja de ningún tipo, ni directamente ni a través de intermediarios, para conseguir o retener contratos, o conseguir cualquier otra ventaja inapropiada en el desarrollo de los negocios.

Protegemos nuestra credibilidad rechazando regalos y favores

Por lo tanto, los empleados no deben ofrecer, hacer, buscar o aceptar regalos, pagos, atenciones o servicios, de proveedores a no ser que estén dentro de los límites habituales de la cortesía, y siempre que no vayan contra las leyes vigentes en el país.

Responsabilidad

Mostramos responsabilidad cuando protegemos los activos de la compañía.

Todos somos parte del equipo de EAISA. Muestren respeto y apoyo a sus compañeros y a sus aspiraciones, cuidando del entorno en el que ustedes y ellos trabajan, los sistemas de información, los equipos y las instalaciones necesarias para que cada uno de nosotros hagamos nuestro trabajo de la mejor forma posible. El que nos ayudemos todos a triunfar también depende de la forma de dirigir, del acceso a información interna y de los posibles conflictos de intereses.

Somos respetuosos con los bienes de la compañía

EAISA se esfuerza por dar a sus empleados los medios que necesitan (equipos e información) para que sean efectivos. Los recursos materiales de EAISA, los derechos de propiedad intelectual y la información, deben manejarse con cuidado para evitar pérdidas, robos o daños. Se considera información de la compañía los organigramas, las tecnologías, los procesos, los métodos de fabricación, el marketing, los anuncios, y los planes y estudios de desarrollo de mercado.

Los bienes de la compañía deben utilizarse para la actividad empresarial. El uso privado limitado está sólo permitido si no entra en conflicto con los intereses de EAISA, con este Código de Conducta o con las normas y políticas de la compañía.

Utilizamos los sistemas de información con profesionalidad Los sistemas de información de EAISA están a nuestra disposición para ayudarnos a trabajar profesionalmente y con eficacia. En general, estos medios deben usarse solamente en el ámbito profesional, de forma que no se vulneren los derechos e intereses de EAISA, y conforme a las normas del mismo.

Recuerde que cualquier comunicación por correo electrónico podría ser considerada como una declaración de EAISA. Por lo tanto, los empleados deben ser cuidadosos para no dar a conocer información que sea comercialmente confidencial o polémica, o pueda tener implicaciones contractuales o legales indeseadas para EAISA.

Todas las leyes relativas a derechos de autor, difamación, discriminación y otras formas de comunicación escrita, también son de aplicación a la comunicación vía internet y al correo electrónico. No se deben instalar o utilizar en los sistemas de EAISA aplicaciones de software no autorizadas o sin licencia.

Los sistemas de información de EAISA no deben usarse para atacar las redes de datos de EAISA o de otras compañías. En esto se incluye la generación o divulgación de correos encadenados y los correos no solicitados (SPAM).

La información producida o almacenada en los sistemas de información de EAISA se considera propiedad intelectual de EAISA, que se reserva el derecho de acceder a estos contenidos siempre que con ello no se vulneren leyes o acuerdos. Los empleados son responsables de mantener debidamente sus archivos e información electrónica.

Protegemos la información confidencial

La información es un activo. Divulgamos parte de nuestra información en informaciones de productos. Cualquier otra información que reciban los empleados en relación con su trabajo, de cualquier fuente, debe tratarse confidencialmente, para evitar que otros copien nuestro trabajo o nos quiten los clientes. Pueden también considerarse confidenciales las informaciones que nos hayan confiado nuestros proveedores, clientes o socios comerciales.

La información es tan valiosa que puede ser procedente pedir a cualquier persona o entidad externa a la que se dé acceso, que firme un compromiso de confidencialidad aprobado EAISA.

Respetamos los derechos de propiedad intelectual de otros

EAISA protege sus propios secretos y respeta los derechos de propiedad intelectual de otros. Los empleados no deben obtener información confidencial de terceros por medios inadecuados, o divulgarla sin autorización.

Evitamos y gestionamos los conflictos de intereses

Los conflictos de intereses pueden presentarse cuando los intereses personales, familiares o de personas cercanas, están reñidos con los de la compañía. Podemos evitar un conflicto de intereses si somos conscientes del problema y actuamos en consecuencia. En general, deberíamos evitar las situaciones en las que los intereses personales, las actividades externas, los intereses económicos Los conflictos de intereses más frecuentes se dan cuando un empleado tiene poder para firmar contratos de compra, contratar empleados, o tiene acceso a información que puede interesar a ofertas de trabajo de un competidor. Estos son algunos ejemplos de conflictos de intereses potenciales:

Empleo externo: trabajar en un puesto similar al que se tiene en EAISA, pudiendo perjudicar a las actividades que se realizan en EAISA, o trabajar con un competidor, proveedor o cliente, actual o potencial.

Familiares o amistades: contratar con empresas que sean propiedad o estén dirigidas por familiares, amigos o parejas de hecho.

Los empleados que crean que pueden hallarse ante un conflicto de intereses, deben informar a sus superiores o al responsable de recursos humanos, para que la compañía pueda determinar si efectivamente hay o no conflicto de intereses, y les aconseje sobre las actuaciones apropiadas, en conformidad con las normas de EAISA.

EAISA cumple con las leyes contra el “lavado” de dinero.

El compromiso de EAISA con el juego limpio, la honestidad y la transparencia, incluye cumplir plenamente con todas las leyes contra el “lavado” de dinero. El “lavado” de dinero se da generalmente cuando el dinero procedente de fuentes ilegítimas se introduce en canales financieros legales para esconder o hacer parecer legales a esas fuentes.

Los empleados deben proteger la integridad y la reputación de EAISA, ayudando a detectar posibles actividades de “lavado” de dinero. Deben aprender a reconocer las primeras señales de alarma, que pueden ser clientes que se resisten a proporcionar información completa o que quieren pagar en metálico.

Mantenemos registros financieros precisos y completos

Entre otros, los dueños y acreedores tienen intereses legítimos en las cuentas de EAISA. La integridad de las cuentas depende de que los apuntes sean precisos, completos y puntuales. Todas las transacciones comerciales de EAISA deben ser, por tanto, completa y correctamente registradas de acuerdo con los principios contables de EAISA, y con el resto de normas legales que sean de aplicación. La documentación fraudulenta es ilegal.

Actuamos con integridad frente a las oportunidades que nos ofrece la empresa

Respetamos los activos de la compañía y no buscamos oportunidades o ventajas personales derivadas del uso de las propiedades, e-mails, teléfonos, pc ´s, herramientas, la información o la posición de EAISA.

La forma en que EAISA actúa en los negocios, es crucial para su reputación y su éxito. En esta sección hay directrices sobre la conducta adecuada con proveedores, agentes y consultores entre otros.

Mantenemos unas relaciones justas con nuestros proveedores EAISA espera que haya una competencia justa en sus mercados y aplica la misma norma al tratar con sus proveedores. Si usted selecciona o trata con proveedores, no debe mostrar ninguna actitud de favor o preferencia con ninguna persona o empresa, que no sea derivada de los intereses legítimos de EAISA. No debe usted permitir que los asuntos relativos a la empresa se vean afectados por sus intereses personales o familiares.

Igualmente, todas las compras de materiales y servicios para EAISA deben hacerse conforme a las normas de la compañía.

Colaboramos con consultores

Las comisiones u honorarios pagados a consultores deben ser razonables según los servicios prestados. Los empleados no deben acordar o pagar comisiones u honorarios que pudieran ser considerados pagos inapropiados.

Preferimos a subcontratistas que actúan como nosotros.

Confiamos en los subcontratistas para que nos ayuden a ejecutar los proyectos, y valoramos su contribución a la reputación de EAISA y a las relaciones con sus clientes. Para proteger y acrecentar la reputación de EAISA, elegimos a subcontratistas que trabajan conforme a este Código de Conducta.

Hacemos equipo con quienes piensan como nosotros para formar alianzas.

La fortaleza y el éxito de EAISA, también depende del establecimiento de relaciones duraderas con socios que comparten nuestro compromiso con los principios éticos empresariales.

Somos responsables cuando seguimos los criterios éticos más estrictos en nuestras relaciones con el gobierno y proveedores.

EAISA se relaciona con diferentes grupos de interés, entre los que están clientes, proveedores y administraciones locales. En esta sección se establecen las directrices para trabajar con funcionarios y en qué casos pueden hacerse contribuciones políticas.

Cooperamos plenamente con los funcionarios

Los empleados de EAISA deben, por tanto, ser sinceros y claros en sus relaciones con funcionarios públicos, y actuar de acuerdo con los más exigentes criterios éticos cuando traten de negocios con los representantes gubernamentales.

Al tratar con los gobiernos, los empleados son responsables de conocer y cumplir las leyes y normas en vigor, y no deben hablar con funcionarios públicos en nombre de la compañía a menos que ése sea su trabajo a nivel institucional.

Permitimos que los empleados desarrollen una actividad pública en su tiempo libre

Los empleados son libres de apoyar a partidos políticos o candidatos, con su dinero, su tiempo libre, o con cualquier otro recurso personal (sin que ello sea reembolsado por la compañía). Los recursos de EAISA, ya sean dinero, propiedades o servicios, no pueden usarse para apoyar a ningún candidato o partido político, funcionario o comité en ningún lugar del mundo. Cualquier excepción a esta norma debe ser aprobada con anterioridad por EAISA.

Respeto

Mostramos respeto mutuo cuando nos ayudamos unos a otros a tener éxito

Las personas que trabajan en EAISA provienen de muchos entornos. Sólo podemos apreciar la contribución de cada individuo si actuamos con las normas de cortesía y respeto adecuadas, cuando nos relacionamos unos con otros. EAISA será también juzgada por las personas ajenas a la compañía, de acuerdo con la forma en que son tratadas en sus relaciones comerciales con nuestra compañía. Las comunicaciones claras y fluidas, la diversidad, la igualdad de oportunidades y el seguimiento de las normas de seguridad y salud, son esenciales para fomentar un ambiente de trabajo en el que todos se sientan cómodos y bien recibidos.

Fomentamos las comunicaciones habituales y abiertas.

Las comunicaciones habituales de los directivos y sus equipos son fundamentales para el éxito en los negocios. Estas comunicaciones, que normalmente tienen la forma de reuniones o informaciones, deben tratar de la estrategia de la actividad, de los objetivos a largo plazo y de las prioridades inmediatas.

EAISA complementa las comunicaciones entre los empleados y sus superiores mediante noticias, contenidos de Internet, formación, presentaciones, etc. Las comunicaciones deben también dejar clara la forma en que los empleados de EAISA contribuyen a la consecución de los objetivos empresariales de la compañía.

Los empleados tienen derecho a que su superior haga una evaluación de su rendimiento, determinando el progreso habido, y cuando proceda, incluyendo propuestas y planes de mejora para el futuro.

Valoramos el respeto mutuo y la privacidad

La privacidad de la información personal, ya sea de los empleados, los clientes, los contratistas o los proveedores, tiene que ser respetada siempre. Los empleados deben recibir, utilizar, almacenar, manejar y divulgar la información personal, de acuerdo con las normas de EAISA sobre privacidad y con las leyes vigentes.

Los empleados no pueden, sin embargo, esperar ningún derecho de privacidad con las comunicaciones personales efectuadas con los medios de EAISA, sin perjuicio de observar las limitaciones legales a este respecto.

Sujeto a las leyes aplicables, EAISA está autorizada a supervisar el uso del correo electrónico y de Internet. Todas las comunicaciones por correo electrónico e Internet efectuadas con los medios de EAISA, se tratarán como información de trabajo. Por ello, podrá ser vista, recuperada, supervisada y divulgada por la compañía

Celebramos la diversidad

EAISA considera que la diversidad es un activo de la compañía. EAISA da la bienvenida a todas las personas, independientemente de su sexo, nacionalidad, edad, capacidad física, o cualquier otro aspecto de diversidad. Los empleados deben desarrollar su actividad profesional en la empresa, con los clientes, socios y demás grupos de interés, con respeto por todas las personas, sin tener en cuenta sus diferencias o semejanzas.

EAISA contrata y promociona a sus empleados de acuerdo con sus capacidades profesionales. Los empleados no deben involucrarse ni apoyar la discriminación en la contratación de personas, en su retribución, en el acceso a la formación, la promoción, baja, o jubilación, basada en sexo, edad, origen racial o nacional, casta, religión, discapacidad, orientación sexual, pertenencia a sindicatos o afiliación política

Trabajamos para crear un entorno libre de acoso

Los empleados no se sentirían cómodos y bien recibidos en EAISA si ellos, sus compañeros o cualquiera que tenga relaciones profesionales con la compañía, es objeto de acoso. El acoso, ya se produzca éste cara a cara, por escrito, por correo o verbal, no será tolerado.

El acoso puede tomar muchas formas. Las personas pueden sentirse acosadas por calumnias, actos o palabras intimidatorias o agresivas, chistes despectivos, gestos inapropiados, o por comportamientos físicos o verbales no deseados.

También puede ser acoso la comunicación o exposición de material ofensivo ligado a cualquiera de los aspectos de diversidad anteriormente mencionados: sexo, religión, nacionalidad, orientación sexual o capacidad física.

Tenemos las normas más exigentes de seguridad y salud

Es nuestro deber para con nuestros compañeros, sus familias y sus allegados, salvaguardar la seguridad y la salud de cada empleado en su trabajo. Las rigurosas normas de seguridad y salud de EAISA, con sus correspondientes informes, se han implantado para proteger la vida y la salud de los empleados.

Las reglas básicas de EAISA para sus empleados son: trabaje con seguridad y protéjase a sí mismo, a sus compañeros, a todos los que están cerca y al medio ambiente. Las políticas, procedimientos y programas se aplican en todo para promover unas condiciones de trabajo seguras y saludables, proteger el medio ambiente y apoyar el compromiso de EAISA con el cumplimiento de las leyes y las normas.

Los empleados que tengan responsabilidades en áreas sujetas a leyes relativas a seguridad o medio ambiente, deben conocer y aplicar estas leyes y las normas de la compañía. Es también imprescindible informar inmediatamente de situaciones peligrosas o con riesgos inaceptables para la salud, la seguridad o el medio ambiente, de forma que se minimicen los accidentes de trabajo y se puedan tomar las acciones correctoras pertinentes.

Respeto

Mostramos respeto cuando admitimos nuestras responsabilidades sociales En EAISA nos enorgullecemos de sentirnos “como en casa” en todas las comunidades en las que trabajamos. La observancia de las leyes es fundamental y en ella se basa nuestra libertad para trabajar. En esta sección tratamos de qué puede EAISA esperar de sus empleados en áreas que van desde el cumplimiento de las leyes hasta la protección del medio ambiente. La promoción de una forma sostenible de desarrollar nuestra actividad, tanto en lo referente a la forma de trabajar como a las tecnologías que empleamos, es fundamental para ser buenos ciudadanos como empresa y estar “como en casa” en todo momento.

Voz

Salvaguardar la reputación de integridad de EAISA requiere que la compañía y todos sus empleados cumplan plenamente las leyes sin excepción. Se espera de los empleados que conozcan las leyes que afectan a su trabajo, y se espera de los directivos que les den la necesaria formación y consejo.

Por ejemplo, EAISA está seriamente comprometida con normas de no discriminación y de trato justo, así como con la protección del medio ambiente y de la seguridad y salud de sus empleados.

EAISA espera de sus empleados que cumplan todas las leyes destinadas a proteger su salud, su seguridad y el medio ambiente, para obtener los permisos necesarios para trabajar cumpliendo rigurosamente con las leyes en vigor.

Debido a la complejidad de los marcos jurídicos en los que EAISA desarrolla su actividad, se pueden presentar problemas legales. A veces puede haber desacuerdos sobre si EAISA cumple plenamente o no las leyes, y como consecuencia, producirse litigios. En todos los casos, EAISA actuará con responsabilidad y respetará las sentencias definitivas de los tribunales.

También pueden presentarse problemas de cumplimiento de los requisitos de las instituciones oficiales. Es importante que la dirección de EAISA esté informada de esos requisitos lo antes posible.

Los empleados son responsables de informar inmediatamente a la dirección de la posibilidad de que surjan problemas de este tipo.

Promovemos el desarrollo sustentable.

Cada empleado de EAISA contribuye al logro de los objetivos de sustentabilidad de la compañía, al apoyar el progreso económico, el cuidado del medio ambiente y el desarrollo social. Una forma de materializar esta contribución es emprender iniciativas que mejoren la calidad de vida de las comunidades en las que opera EAISA.

La sustentabilidad implica que EAISA trata a todos los grupos de interés de una manera socialmente responsable. Los empleados pueden contribuir a conseguir este objetivo promocionando un diálogo abierto con los grupos de interés, sobre la contribución y el comportamiento económico, social y medioambiental de EAISA. Para ello, los empleados deben conocer la política de EAISA sobre sustentabilidad y sus requisitos económicos, sociales y medioambientales.

Apoyamos la responsabilidad medioambiental Todos los empleados de EAISA tienen la responsabilidad de cumplir con el espíritu y la letra de las leyes y normas medioambientales, y de respetar el medioambiente en cualquier lugar que trabajen.

Somos miembros activos de nuestras comunidades

Así como EAISA se esfuerza por influenciar la comunidad en sentido amplio, a través de proyectos específicos, donaciones caritativas, y apoyo práctico a iniciativas valiosas, la compañía también alienta a sus empleados a que desarrollen individualmente una actividad cívica.

Informe de violaciones del Código de Conducta

Las normas desarrolladas en este Código de Conducta, representan el núcleo de la cultura y el compromiso de EAISA. El cumplimiento uniforme del Código es esencial, y todos los empleados son responsables de seguir estos principios.

Se requiere a todos los empleados para que informen de cualquier incumplimiento que se sospeche o se observe de las leyes, de este Código de Conducta o de las políticas de la compañía, o si se les ha pedido algo que pudiera constituir una violación. Los informes pueden hacerse al superior jerárquico, al representante del departamento legal o en la línea directa de Ética Empresarial (EAISA línea roja).

Los empleados pueden informar de posibles violaciones de forma anónima, utilizando la línea directa de Ética Empresarial, enviando un correo electrónico al responsable global de cumplimiento de las normas en la dirección etica@eaisa.com, por medio de una cuenta externa de correo electrónico de las que no revelan su nombre (hay servicios gratuitos: Yahoo!!, Gmail, Hotmail, etc.). Los empleados deben ser conscientes, sin embargo, de que puede ser más difícil investigar los informes si son anónimos.

Se mantendrá la confidencialidad al máximo posible. No se tolerarán represalias contra ningún empleado que informe de buena fe a la compañía sobre posibles comportamientos deshonestos, y se emprenderán acciones disciplinarias contra aquellos que las promuevan. Lo mismo es aplicable a cualquiera que haga mal uso intencionado de estos procesos de denuncia.

Los empleados que tengan dudas sobre situaciones específicas, deben preguntar a cualquiera de los contactos anteriormente mencionados. Es fundamental sacar a la luz las situaciones de este tipo, para que los problemas puedan resolverse rápidamente antes de que se produzcan daños mayores.

También es una violación de este Código de Conducta él no denunciar violaciones o posibles violaciones que los empleados conozcan, o negarse a cooperar con las investigaciones que se produzcan al respecto.

Sanciones por violaciones al Código de Conducta

Cada empleado es responsable de asegurar que su conducta y la de aquellos bajo su responsabilidad, es plenamente conforme con las leyes en vigor, con este Código de Conducta y con las políticas de la compañía. El cumplimiento de las normas, tanto personal como de los subordinados, será tenido en cuenta en las evaluaciones periódicas del comportamiento. EAISA tiene “tolerancia cero” frente a los incumplimientos y emprenderá acciones disciplinarias, pudiendo llegar hasta el despido, contra aquellos empleados que violen las leyes, este Código de Conducta o las políticas de la compañía.